Kako izračunati, ali se avtomatizacija podjetju splača?

Izberite eno opravilo, denimo pripravo podatkov za ponudbo. Zabeležite število primerov na mesec in čas, potreben za obravnavo. Vključite dopolnjevanje manjkajočih podatkov, preverjanje ter popravke napak.

Enako mejo uporabite pri oceni novega postopka. Če sistem pripravi osnutek v nekaj sekundah, zaposleni pa ga nato pregleduje več minut, je pregled del novega časa obravnave. V povprečje vključite tudi zahtevnejše izjeme.

Za ponazoritev predpostavimo 240 primerov na mesec. Sedanja obravnava traja povprečno osem minut, nova pa bi skupaj s preverjanjem in izjemami trajala tri minute.

Prihranek je pet minut na primer. Skupaj je to 1.200 minut oziroma 20 ur mesečno. Pred uvedbo je ta razlika predpostavka; s pilotom preverite, ali jo proces dejansko doseže.

Če je predlagana sprememba uvedba prodajne evidence, najprej preverite, ali podjetje že potrebuje CRM. Izračun opravite za obseg, ki ga boste dejansko uporabljali.

Če eno uro dela ovrednotite s 25 €, ima 20 sproščenih ur računsko vrednost 500 € na mesec. To še ne pove, da se bodo mesečni izdatki podjetja zmanjšali za 500 €.

Plača zaposlenega lahko ostane enaka. Korist je lahko več časa za stranke, manj nadur ali možnost večjega obsega dela. Denarni učinek nastane, ko se izdatki dejansko zmanjšajo ali ko podjetje z razpoložljivo kapaciteto ustvari dodaten prispevek.

Britanski Government Efficiency Framework izrecno loči neposredno zmanjšanje izdatkov od ovrednotene koristi, ki proračuna ne zmanjša. Med primeri slednje navaja tudi sistem, ki zaposlenim sprosti čas za drugo delo. 1

Za svojo odločitev zato pripravite dva pregleda: koliko kapacitete dobite in kakšen denarni učinek lahko utemeljite.

Začetni strošek naj vključuje pripravo, postavitev, potrebne povezave, prenos podatkov in uvajanje ekipe. Pri lastnem delu zabeležite ure ter ločeno označite dodatna plačila in čas znotraj obstoječega delovnika. Dodatna plačila vplivajo na denarni izračun; vrednost preostalih internih ur vključite v širšo ekonomsko presojo.

Med redne stroške vključite licence, uporabo storitev, vzdrževanje in dodatno interno delo. Čas preverjanja posameznega primera upoštevajte v času nove obravnave ali med stroški dela. Istega časa ne odštejte dvakrat.

V našem primeru predpostavimo 2.400 € začetnih dodatnih izdatkov, vključno s potrebnim dodatno plačanim uvajanjem, in redni dodatni strošek 150 € na mesec. Dodatni denarni strošek prvega leta je zato:

2.400 € + 12 × 150 € = 4.200 €.

Preverite tudi, ali večja uporaba zviša mesečni račun. Primerjava na podlagi najcenejšega paketa ni uporabna, če vaš obseg zahteva dražjega.

Predpostavimo naslednji osnovni denarni scenarij: podjetje mesečno zmanjša plačane nadure za 100 € in z delom preostale sproščene kapacitete ustvari dodatnih 250 € prispevka po povezanih spremenljivih stroških. Skupna mesečna korist je 350 €.

Za dodatne posle uporabite prispevek po stroških izvedbe, ne celotnega prihodka. Preverite tudi, ali obstaja dovolj povpraševanja in ali podjetje zmore te posle izvesti.

Mesečni neto učinek = mesečna denarna korist − mesečni redni strošek.

V primeru je to 350 € − 150 € = 200 €.

Doba povračila = začetni vložek / mesečni neto učinek.

Izračun 2.400 € / 200 € pokaže 12 mesecev. Velja ob predpostavki, da tak mesečni učinek dosežete že od začetka uporabe in ga ohranite. Če je uvajanje postopno ali se obseg sezonsko spreminja, izračunajte denarni tok po mesecih.

Za preprost enoletni pregled denarnih koristi in dodatnih izdatkov uporabite:

ROI prvega leta = (koristi prvega leta − stroški prvega leta) / stroški prvega leta × 100.

Koristi v osnovnem primeru znašajo 12 × 350 € = 4.200 €. Stroški prvega leta so prav tako 4.200 €. ROI je zato 0 %; vložek se po teh predpostavkah povrne ob koncu prvega leta. Izračun ne vključuje financiranja in časovne vrednosti denarja.

Spodnja primerjava uporablja isti začetni vložek 2.400 € in redni strošek 150 € na mesec. Spreminja se predpostavljena denarna korist.

Scenariji niso ocena verjetnosti. Pokažejo, koliko je odločitev odvisna od koristi, ki jo morate šele potrditi. Uradni britanski priročnik za vrednotenje digitalnih storitev podobno priporoča preverjanje občutljivosti izračuna na uporabo, čas obravnave in stroške. 2

Če je rezultat sprejemljiv samo ob najbolj optimističnem scenariju, pred večjo uvedbo preverite ključne predpostavke z omejenim pilotom.

Če primerjate več zamisli, najprej preverite, kateri proces je pripravljen za prvi preizkus. Poslovni pomen ocenite skupaj s pravili, podatki in odgovornostjo za nadaljevanje.

V primeru smo 20 sproščenih ur ovrednotili s 500 €. Te vrednosti ne dodajte še k 350 € predpostavljenega denarnega učinka, če ta nastane iz uporabe istih ur.

Podobno velja za manj napak. Če je čas popravljanja že zajet v razliki med osmimi in tremi minutami, ga ne štejte ponovno kot ločen časovni prihranek. Dodatno lahko upoštevate le različno korist, ki je še niste vključili, denimo dejansko manjšo porabo materiala.

Boljša preglednost in manjša odvisnost od ene osebe sta lahko pomembna razloga za uvedbo. Opišite ju posebej, če zanju nimate zanesljive denarne ocene.

Priporočila in primeri postopkov so uredniško gradivo AXO-8. Zunanje vire za tehnične trditve lahko preverite spodaj. Označene ponazoritve ne predstavljajo rezultatov naročnikov.

• GOV.UK — The Government Efficiency Framework
• GOV.UK Service Manual — Measuring the benefits of your service