Kdaj preglednica ni več dovolj in potrebujemo CRM?

Izberite nekaj odprtih priložnosti. Sodelavec, ki jih običajno ne vodi, naj iz skupno dostopne evidence ugotovi:

• kaj želi stranka in kaj ji je bilo že obljubljeno;
• katera ponudba ali dogovor trenutno velja;
• kdo je odgovoren za nadaljevanje;
• kaj je naslednji korak in kdaj mora biti opravljen.

Če mora za vsak odgovor poklicati odsotnega sodelavca, imate konkreten problem pri predaji. Zapišite, kateri podatki manjkajo in kje bi morali biti vidni.

Preizkus uporabite tudi na zaključeni priložnosti. Ali razumete, zakaj je bil posel pridobljen, izgubljen ali prestavljen? Zgodovina naj pomaga pri nadaljnjem delu, ne zgolj pri izpolnjevanju poročila.

Noben znak sam ne pomeni, da morate kupiti nov sistem. Pomembni so pogostost, posledice in strošek ročnega reševanja. Dve osebi z dolgimi in vzporednimi prodajnimi postopki lahko potrebujeta več strukture kot večja ekipa s kratkim, preprostim postopkom.

Status »v obdelavi« pove premalo, če eni osebi pomeni čakanje na podatke, drugi pripravo ponudbe, tretji pa zaključen pogovor. Ekipa mora za vsako fazo vedeti, kateri dogodek jo potrdi in kaj sledi.

Za manjše podjetje je lahko dovolj omejen nabor faz: novo povpraševanje, preverjanje potrebe, priprava ponudbe, čakanje na odločitev in zaključek. Prilagodite jih svojemu procesu.

Pri odprtem poslu zabeležite še naslednjo nalogo. Sam status »ponudba poslana« ne določa, kdo bo preveril odprta vprašanja in kdaj. Podrobnejši potek nadaljnjega stika je opisan v vodiču Avtomatski follow-up po ponudbi.

Če teh pravil še nimate, jih določite pred selitvijo. V novem orodju bodo sicer ostale iste nejasnosti.

Kontakt je oseba, s katero komunicirate. Prodajna priložnost je določen možen posel. Ista oseba lahko povprašuje za več lokacij ali naroči drugo storitev, zato potrebuje vsak posel svojo zgodovino in stanje.

Takšno razlikovanje je vidno tudi v uradni dokumentaciji Dynamics 365, ki pri kvalifikaciji povezuje podjetje, kontakt in zapis priložnosti. 1

Ponazoritev: upravnik se z vami dogovarja za servis v enem objektu in novo montažo v drugem. Če oba primera vodite v eni vrstici z enim statusom, lahko zaključek servisa zakrije še odprto ponudbo za montažo.

Pri izbiri sistema preverite prav tak primer. Seznam njegovih funkcij je manj uporaben od prikaza, kako ekipa vodi dva dejanska tipa dela.

Za prvo uvedbo izberite en prodajni tok in ljudi, ki ga dejansko vodijo. Potrebujete osnovne podatke o stranki, ločene priložnosti, zgodovino pomembnih dogovorov in naloge z odgovornostjo.

Poročila naj odgovarjajo na vprašanja, ki jih ekipa uporablja: katere zadeve čakajo, katere so brez naslednjega koraka in kje se pojavljajo zamude. Nadgradnje dodajajte, ko znate razložiti njihovo uporabo.

Če potrebujete povezavo spletnega obrazca z evidenco, je to ločen del uvedbe. Pravila prenosa, podvojitev in opozoril opisujemo v članku Avtomatizacija povpraševanj od obrazca do CRM.

Ko poznate potrebni obseg, primerjajte obstoječe orodje in sistem po meri na istih delovnih primerih. Posebej preverite nastavitve in povezave, preden naročite dodaten razvoj.

Novo ureditev preizkusite na omejenem naboru primerov. Ekipa naj vnese novo priložnost, dopolni obstoječo, preda nalogo sodelavcu in zaključi posel z razlogom.

Izmerite tudi delo, ki ga uvedba zahteva: čiščenje podatkov, prenos dokumentov, usposabljanje in vzdrževanje povezav. Dogovorite, kdaj nova evidenca postane glavno mesto dela in kako boste ohranili zgodovinske podatke.

Dolgotrajno vodenje dveh ločenih evidenc zahteva jasen razlog in pravila. Sicer lahko zaposleni spreminjajo različne kopije istega podatka, poročila pa kažejo različno stanje.

Stroške uvedbe in pričakovane koristi primerjajte z izračunom donosnosti avtomatizacije. Prihranjen čas in dejanske dodatne izdatke obravnavajte ločeno.

Priporočila in primeri postopkov so uredniško gradivo AXO-8. Zunanje vire za tehnične trditve lahko preverite spodaj. Označene ponazoritve ne predstavljajo rezultatov naročnikov.

• Microsoft Learn — Qualify and convert a lead to opportunity