Predaja in dostopi
Kaj morate prevzeti ob predaji sistema, da lahko zamenjate izvajalca?
Uporabniška prijava še ne opredeli celotne predaje. Kaj dogovoriti in preveriti pri podatkih, nastavitvah, kodi ter prevzemu drugega skrbnika.
Najbolj uporaben preizkus predaje je konkreten: ali lahko imenovana oseba v vašem podjetju najde, kdo upravlja posamezno storitev, pridobi dogovorjeni izvoz in razloži, kaj je potrebno za nadaljnje delovanje? Če odgovori ostanejo samo v sporočilih prvotnega izvajalca, predaja še ni dovolj jasna.
01
Ločite poslovne podatke od načina izvedbe
Podatki o strankah, konfiguracija postopka, izvorna koda in uporabniški račun so različni deli rešitve. Pri vsakem posebej zapišite, kdo ga upravlja, kakšen dostop dobi podjetje in kaj se lahko preda naslednjemu izvajalcu po dogovoru.
Pri naročniškem orodju lahko nadaljujete uporabo istega računa in zamenjate osebo, ki ga nastavlja. Pri drugi rešitvi boste morali prenesti podatke ali del povezav postaviti ponovno. Pri razvoju po meri določite obseg predane kode, odvisnosti in pogoje njene nadaljnje uporabe.
Besedilo »sistem je vaš« teh razlik ne pojasni. V ponudbi naj bo razvidno, kaj to pomeni za posamezen del. Dogovor o pravicah in licencah dopolnite s praktičnim načinom prevzema, saj mora biti prehod tudi izvedljiv.
02
Pripravite seznam računov in odgovornosti
Seznam naj zajame samo storitve, ki jih rešitev dejansko potrebuje. Pri vsaki navedite skrbnika računa, plačnika, namen in postopek prenosa upravljanja. Gesel in ključev ne vključujte v splošni dokument predaje.
| Del rešitve | Kaj naj bo določeno | Kaj preverite ob prevzemu |
|---|---|---|
| Poslovno orodje ali CRM | Skrbnik, naročnina in uporabniške vloge | Dogovorjeni dostop in izvoz podatkov |
| Avtomatizacije in povezave | Lokacija nastavitev ter odvisne storitve | Kje se urejajo in kako se ponovno vzpostavijo |
| Koda po meri | Dogovorjeni obseg kode in način predaje | Dostop do ustrezne različice in navodil |
| Gostovanje in podatkovna zbirka | Upravljanje, plačila in varnostne kopije | Postopek prevzema in obnove |
| Telefonija ali pošiljanje sporočil | Račun, uporabljene številke oziroma naslovi in pogoji ponudnika | Možnosti nadaljevanja po menjavi izvajalca |
Podjetje naj ima imenovano osebo za pregled teh podatkov. Dodelite ji dogovorjeno vlogo in preverite, da lahko opravi potrebno dejanje. Povezava do prijavne strani še ne potrdi ustreznega dostopa.
03
Izvoz preverite z vsebino in povezavami
Datoteka s kontakti je lahko neuporabna za nadaljevanje, če v njej manjkajo povezave do poslov, nalog ali priponk. Zapišite, kaj mora izvoz vsebovati, v kateri obliki ga prejmete in kako so povezani zapisi prepoznavni.
Ponazoritev: servisno podjetje prejme seznam strank, izgubi pa povezavo med objektom, napravo in zgodovino obiskov. Kontakti so ohranjeni, operativni pregled pa zahteva dodatno obnovo. To je izmišljen primer razlike med obstojem izvoza in njegovo uporabnostjo.
Z naslednjim izvajalcem oziroma notranjim skrbnikom zato preverite izbran povezan primer. Uvoz v drug sistem lahko zahteva pretvorbo in novo nastavitev. Predhodni preizkus pokaže obseg tega dela, ne zagotovi samodejne združljivosti vseh podatkov.
05
Menjavo izvajalca načrtujte kot omejeno predajo
Pred zaključkom sodelovanja uskladite veljavno različico, odprte težave in datum prehoda. Določite, kdo izvozi podatke, kdo preveri prevzem in kdo potrdi nadaljevanje delovanja. Stroške sodelovanja pri prehodu opredelite vnaprej.
Prenos začnite s pripravo novega upravljanja in preizkusom potrebnih dostopov. Nato uskladite, kateri stari dostopi niso več potrebni in kako se ukinejo. Nenadna odstranitev računa lahko prekine povezavo, če jo postopek še uporablja.
V predaji potrjenega posla izvedbeni ekipi je pomembna veljavna različica dogovora. Enako velja ob menjavi izvajalca: naslednja oseba mora vedeti, katero stanje prevzema in katere spremembe še čakajo.
06
Predajo vključite v ponudbo
Zahtevajte konkreten seznam predanega gradiva in način preverjanja. Ločite redni prevzem po izvedbi od dodatne pomoči pri poznejši selitvi. Če določenega dela ni mogoče prenesti, naj bo to znano pred odločitvijo.
Pri sistemih po meri AXO-8 se izvorna koda, lastništvo, licence, dostopi in vzdrževanje opredelijo v ponudbi. Obsega posameznega sodelovanja zato ne sklepajte samo iz naziva storitve.
Viri in izvor priporočil
Priporočila in primeri postopkov so uredniško gradivo AXO-8. Zunanje vire za tehnične trditve lahko preverite spodaj. Označene ponazoritve ne predstavljajo rezultatov naročnikov.
Pogosta vprašanja
Kratki odgovori brez marketinške megle.
- Ali skrbniški dostop pomeni, da lahko rešitev v celoti prenesemo?
- Ne potrjuje vseh pogojev prenosa. Preverite dogovorjeni obseg kode oziroma nastavitev, možnosti izvoza, zunanje odvisnosti in pogoje uporabljenih storitev. Prenosljivost ocenite za vsak pomemben del posebej.
- Ali je izvoz podatkov dovolj za menjavo izvajalca?
- Naslednji skrbnik potrebuje tudi razlago strukture, povezav in delovanja. Preverite izbran primer od izvoza do uporabnega zapisa. Če je potreben prenos v drugo orodje, posebej določite obseg pretvorbe in preverjanja.
- Kaj če še nimamo notranjega tehničnega skrbnika?
- Določite poslovno osebo, ki hrani pregled računov in predaje, tehnični pregled pa dogovorite z usposobljenim izvajalcem. Navodila in dostopi naj bodo dosegljivi podjetju tudi med odsotnostjo posameznika.
Ne ugibajte
Pred naročilom določite vsebino predaje
Pripravite seznam orodij, zunanjih računov in delov procesa, ki morajo ostati dostopni podjetju. Rezervirajte pogovor z AXO-8, da obseg predaje vključimo v opredelitev rešitve.